Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

AccountDesk GmbH Nordstraße 2 24937 Flensburg Deutschland

E-Mail: info@accountdesk.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder wenn ein Gesetz die Verarbeitung gestattet.

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse

3. Hosting

Diese Website wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Es werden ausschließlich Server innerhalb der Europäischen Union eingesetzt. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer berechtigten Interessen an einer sicheren und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• IP-Adresse des Nutzers (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite
• Referrer-URL
• Verwendeter Browser und Betriebssystem

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen sowie zur Optimierung und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Die Daten werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

5. Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung gesetzt.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail werden die übermittelten personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Registrierung und Nutzung des Dienstes

Bei Registrierung für unseren Dienst auf my.accountdesk.de erheben wir die für die Vertragsdurchführung notwendigen Daten:

• Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen
• Zugangsdaten (Passwort wird ausschließlich als Hash gespeichert)
• Abrechnungsrelevante Daten

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer an gesetzlich verpflichtete Stellen oder zur Vertragsdurchführung erforderliche Auftragsverarbeiter (Hosting, Zahlungsabwicklung).

8. Auftragsverarbeitung (AVV)

Wenn Sie AccountDesk als Ticketsystem für Ihre eigenen Kundenanfragen einsetzen, sind wir Ihr Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

• Mit jedem Vertragsabschluss schließen wir automatisch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab — kein separates Anfrageformular, kein Postweg.
• Der AVV wird Ihnen zusammen mit Ihrer Bestellbestätigung digital zur Verfügung gestellt und kann jederzeit im Kundenbereich heruntergeladen werden.
• Die im AVV beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) sind dokumentiert und können auf Anfrage zur Einsicht bereitgestellt werden.

Mit unseren eigenen Auftragsverarbeitern (insbesondere dem Hosting-Anbieter Hetzner Online GmbH, Falkenstein/Nürnberg) bestehen ihrerseits Verträge nach Art. 28 DSGVO. Eingesetzte Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und sitzen ausschließlich innerhalb der EU.

9. Verarbeitung durch Künstliche Intelligenz (KI)

AccountDesk bietet KI-gestützte Funktionen wie Auto-Kategorisierung, Sprach- und Emotionserkennung sowie Antwortvorschläge.

Wichtig — keine Drittanbieter-KI:

• Sämtliche KI-Verarbeitung findet auf eigenen Servern in Deutschland statt.
• Es werden keine externen KI-Dienste eingesetzt — insbesondere kein OpenAI, kein Google Gemini, kein Anthropic, kein Microsoft Copilot.
• Ticket-Inhalte und Nachrichten werden zur KI-Verarbeitung nicht an Drittanbieter, Cloud-Dienste oder Trainings-APIs übermittelt.
• Die eingesetzten Modelle sind selbst gehostet und werden nicht mit Ihren Daten trainiert.

Rechtsgrundlage für die KI-gestützte Verarbeitung im Rahmen Ihres AccountDesk-Tenants ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. der mit Ihnen geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (siehe Ziffer 8).

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Zuständig für uns: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) Holstenstraße 98, 24103 Kiel

11. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-/TLS-Verfahren in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.