Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder wenn ein Gesetz die Verarbeitung gestattet.

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse

3. Hosting

Diese Website wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Es werden ausschließlich Server innerhalb der Europäischen Union eingesetzt. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer berechtigten Interessen an einer sicheren und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• IP-Adresse des Nutzers (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite
• Referrer-URL
• Verwendeter Browser und Betriebssystem

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen sowie zur Optimierung und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Die Daten werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

5. Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung gesetzt.

Diese Website selbst setzt keine Cookies. Wenn Sie sich in der Anwendung unter my.accountdesk.de anmelden oder registrieren, setzt die Anwendung das Cookie „ad_browser“ für die Domain accountdesk.de. Es enthält ein zufälliges Kennzeichen ohne weitere Angaben und wird ein Jahr nach der letzten Anmeldung gelöscht. Ist es vorhanden, fragt diese Website bei der Anwendung ab, in welchen Instanzen Sie sich mit diesem Browser angemeldet haben, damit die Schaltfläche „Anmelden“ Sie direkt dorthin führt. Besucherinnen und Besucher ohne dieses Cookie lösen keine solche Abfrage aus. Sie können das Cookie jederzeit in Ihrem Browser löschen; die Anmeldung funktioniert dann weiterhin über die Eingabe des Instanznamens.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail werden die übermittelten personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Registrierung und Nutzung des Dienstes

Bei Registrierung für unseren Dienst auf my.accountdesk.de erheben wir die für die Vertragsdurchführung notwendigen Daten:

• Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen
• Zugangsdaten (Passwort wird ausschließlich als Hash gespeichert)
• Abrechnungsrelevante Daten

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer an gesetzlich verpflichtete Stellen oder zur Vertragsdurchführung erforderliche Auftragsverarbeiter (Hosting, Zahlungsabwicklung).

Zum Schutz vor Missbrauch nutzt das Registrierungsformular ein selbst betriebenes Captcha (Software „Cap“, auf unseren eigenen Servern in Deutschland): Statt Bilder auszuwählen, löst Ihr Browser eine kurze Rechenaufgabe; dabei werden keine Daten an Dritte übertragen und keine Cookies gesetzt. Zusätzlich speichern wir die IP-Adresse jeder abgeschickten Registrierung für sieben Tage, um zu begrenzen, wie viele Zugänge von einem Anschluss in kurzer Zeit angelegt werden; danach wird sie automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz des Dienstes).

8. Auftragsverarbeitung (AVV)

Wenn Sie AccountDesk als Ticketsystem für Ihre eigenen Kundenanfragen einsetzen, sind wir Ihr Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

• Mit jedem Vertragsabschluss schließen wir automatisch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab — kein separates Anfrageformular, kein Postweg.
• Der AVV wird Ihnen zusammen mit Ihrer Bestellbestätigung digital zur Verfügung gestellt und kann jederzeit im Kundenbereich heruntergeladen werden.
• Die im AVV beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) sind dokumentiert und können auf Anfrage zur Einsicht bereitgestellt werden.

Mit unseren eigenen Auftragsverarbeitern (insbesondere Hostern bzw. Rechenzentrumsbetreibern) bestehen ihrerseits Verträge nach Art. 28 DSGVO. Eingesetzte Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt. Die Kernverarbeitung findet ausschließlich in Deutschland statt; das Sprachmodell nach Ziffer 9 wird innerhalb der Europäischen Union betrieben. Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur in optionalen Fällen (aktivierte Kommunikations- oder Push-Dienste, vom Kunden ausgelöste Importe) und nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

9. Verarbeitung durch Künstliche Intelligenz (KI)

AccountDesk bietet KI-gestützte Funktionen wie Auto-Kategorisierung, Sprach- und Emotionserkennung sowie Antwortvorschläge. Soweit aktiviert, analysieren wir Ticket-Inhalte automatisiert, um den Support zu unterstützen. Für den Ort der Verarbeitung gilt:

• Analysefunktionen (Kategorisierung, Sprach- und Emotionserkennung, Erkennung unangemessener Inhalte, Spam-Bewertung, Entitäts- und Schlagworterkennung), Grammatikprüfung und semantische Suche laufen ausschließlich auf eigener, selbst betriebener Infrastruktur in Deutschland. Hierfür werden keine Inhalte an externe Anbieter übermittelt.
• Funktionen, die Texte erzeugen (Antwortvorschläge, Berichts-Abfrage in natürlicher Sprache, Regel-Assistent), nutzen das Sprachmodell von Mistral AI, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich. Dafür werden die jeweils benötigten Inhalte (z. B. der Verlauf des Tickets und passende Auszüge aus der Wissensdatenbank) an Mistral AI übermittelt und innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.
• Mistral AI wird als Unterauftragsverarbeiter tätig und darf die Inhalte nicht zum Training eigener Modelle verwenden.
• Diese Funktionen sind nur aktiv, wenn Sie sie eingeschaltet haben.

Rechtsgrundlage für die KI-gestützte Verarbeitung im Rahmen Ihres AccountDesk-Kontos ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. der mit Ihnen geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (siehe Ziffer 8).

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

11. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-/TLS-Verfahren in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.